About this position
Acerca de PR Sales and Medical Service, Inc.:
Somos una empresa puertorriqueña con más de 50 años de trayectoria, dedicada a la distribución y servicio de equipos y suministros médicos para hospitales, centros quirúrgicos y organizaciones del cuidado de la salud. Nos destacamos por ofrecer soluciones especializadas para unidades de cuidado intensivo, salas de operaciones y centros de trauma, con un firme compromiso con la calidad, la innovación y el servicio al cliente.
Resumen del Puesto:
El/la Oficinista es responsable de realizar funciones administrativas relacionadas con la facturación, manejo de órdenes, seguimiento de cobros y servicio al cliente. Este rol es clave en el procesamiento ágil y preciso de documentos comerciales y en el mantenimiento de relaciones efectivas con clientes y entidades gubernamentales. Trabaja con atención al detalle, agilidad en el procesamiento de documentos y disposición para trabajar en equipo con áreas como ventas, técnico/biomédico, almacén y compras.
Responsabilidades:
- Responsable de atender llamadas de clientes y personal interno relacionadas a procesos de facturación y cobros.
- Responsable de procesar facturaciones electrónicas diariamente (escaneo, renombrar, subir a sistema y envío por email).
- Responsable de facturar servicios prestados por personal técnico y biomédico según órdenes completadas.
- Responsable de registrar facturas gubernamentales en el portal del Departamento de Hacienda para su cobro.
- Realiza seguimiento a pagos pendientes y gestiones de cobro a clientes, escalando cualquier obstáculo que pueda atrasar la gestión.
- Responsable de recibir, validar y registrar órdenes de compra en el sistema.
- Responsable de preparar y despachar conduces de mercancía conforme a los procedimientos internos.
- Responsable de mantener sin atraso el archivo físico y digital de facturas, órdenes y otros documentos relacionados a ventas.
- Apoya a los equipos de ventas, servicio técnico y clientes para validar información de facturación.
- Brinda apoyo administrativo en procesos de cotización, validación de órdenes y respuesta a solicitudes de clientes institucionales.
Educación, Certificaciones y Habilidades:
- Bachillerato en Administración de Empresas, Contabilidad o campo relacionado.
- Mínimo 2 años en contabilidad, servicio al cliente o funciones administrativas similares.
- Experiencia en la industria médica o de distribución de equipos, preferible.
- Experiencia previa en manejo de sistemas de facturación electrónica, portales gubernamentales (ej. SURI)
- Manejo intermedio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
- Bilingüe en español e inglés (oral y escrito).
- Fuertes habilidades en servicio al cliente y comunicación.
- Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
- Habilidad de organización y manejo efectivo del tiempo.
PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDADES